تحميل نموذج خطاب رسمي جاهز للطباعة نصائح تهمك عند كتابة خطاب رسمي

ليه تحتاج لخطابات رسمية؟

يصير الخطاب من أكثر الطرق المهمة اللي يستخدمها الناس ليتواصلون بشكل احترافي سواء في أماكن الشغل أو المؤسسات الحكومية والرسمية ويعتبر وسيلة للتواصل بين الموظفين ورؤسائهم في العمل.

وإذا فيه شركة حكومية تبغى تتواصل مع شركة ثانية يمديها تستخدم الخطاب الرسمي اللي بيوفر لها الكثير من الوقت والجهد اللي ممكن يتطلب لو بيروح شخص للجهة الحكومية بنفسه عشان يتواصل معاهم.

وكمان تقدر تستخدم الخطابات الرسمية في توثيق بعض الأمور المهمة والحفاظ عليها وتعلن عن طريقها بعض الشغلات في الخطابات التجارية.

كيف تعد خطاب دقيق

لو كنت محتاج تكتب خطاب رسمي فَـ لك مني مجموعة نصائح هذي النصائح مهمة ولازم تتبعها لأنها تساعدك تكتب خطابك بطريقة صحيحة ومرتبة:

• اختار الكلمات اللي تستخدمها بعناية وحرص على إنها تكون واضحة ودقيقة ومباشرة في المعنى.
• لما تسرد المعلومات حطها بشكل منظم وصادق الأفكار لازم تكون مرتبة بشكل منطقي وواضح في الخطاب.
• كتب الخطاب بموضوعية وحافظ على هذه الطريقة أثناء الكتابة وحاول تجنب استخدام كلمات وتعابير تحسينية ممكن تأثر على وضوح النص.
• إذا كنت بترد على خطاب أخونا سابق لازم تذكر تفاصيل ذاك الخطاب بما في ذلك تاريخه ومحتوياته وكل شيء يمكن يساعد في الرد.
• لا تطلع مشاعرك في الكتابة الرسمية تتطلب منك إنك تكون منطقي فقط.
• انتبه إنك ما تنتقل للعنصر الثاني في الخطاب إلا لما تكون خلصت من الأول وذكرت كل التفاصيل الخاصة به.
• في نهاية الخطاب تأكد تكون حاط كل التواقيع الرسمية والأختام المطلوبة.
• استخدم علامات الترقيم صح وفي مكانها المناسب.
• قبل ترسل الخطاب راجعه زين تأكد من إنه خالي من أي أخطاء نحوية أو إملائية.
• من المهم تستخدم الصيغة الرسمية لكتابة التاريخ اللي هي شهر/يوم/سنة.
• لا تنسى تضيف كل البيانات اللي تخص الشخص أو الجهة المرسل إليها ومن ضمنها عنوان ورقم الهاتف وكل المعلومات التانية الضرورية.

أصناف مختلفة من الخطابات الإدارية

حبيت أعلمكم عن الأنواع المختلفة اللي تتواجد من الخطابات الرسمية واللي تعتبر من أهم الأمور في أي عمل أو التعاملات الحكومية الخطابات الرسمية هذي مرتبطة بالكثير من الأشكال وكل نوع له استخدامه الخاص على حسب الموقف :

كيف تحضر المراسلات الإدارية

يللي بيطلعه المدير الإداري على العمال والموظفين كلهم يشرح ويفصل بالتفصيل التعليمات والقرارات اللي تهم الشغل والأداء داخل الشركة.

طريقة كتابة مراسلات الأعمال

تعتبر الخطابات التجارية من الأمور المهمة جدًا للمؤسسات التجارية بها تستخدم بشكل أساسي لإعلان وتسويق المنتجات الكبيرة التي تبيعها المؤسسة في أول الخطاب تحطين ترويسة فيها كل التفاصيل التي تعرّف بالمؤسسة.

في الترويسة هذه يجب تضمنين اسم المؤسسة بالإضافة إلى نوع النشاط التجاري الذي تسوونه ورقم السجل التجاري كذلك مكان المؤسسة والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف والشعار وكل التفاصيل الأخرى التي تميّز المؤسسة عن غيرها هذه المعلومات تساعد في خلق صورة مهنية ومتكاملة للمؤسسة قدام اللي يقرأ الخطاب.

إرشادات لكتابة خطاب مميز

أنت تبي تكتب خطاب رسمي وتوجهه لجهة حكومية أو خاصة عليك تنتبه لبعض الأمور اللي تخص الشكل وكيفية الكتابة ولأشياء ثانية:

تعرّف على مختلف أنواع الخطابات

الخطابات الرسمية تتميز بشكلها المتشابه من برا لكن إذا دخلت جوا تلقى الفروقات اللي تفرق بين نوع والثاني وهذا التفريق يرجع للغرض من الخطاب ومنو المرسل ومنو اللي يستلم.

وكثير من الأحيان نشوف خطابات مرسلة من شخص لجهة حكومية يمكن للاستفسار عن شي محيره أو عشان يكمل إجراءات معينة أو حتى يشتكي من شي ما وهذا شي طبيعي في التعامل بين الأفراد والجهات الرسمية.

ومن جهة ثانية فيه خطابات الجهات الحكومية ترسلها لأفراد محددين يمكن لإخبارهم بشي معين أو تنبيههم وهنا يتغير الإسلوب والصيغة بحسب الموقف.

ولا ننسى الخطابات اللي تروح وتجي بين الجهات الحكومية نفسها عشان يكون بينهم تواصل وتنسيق فيما يخص العمل والمهام المشتركة.

المحتويات الأساسية لخطابك الرسمي

في الخطاب الرسمي يا عزيزي لازم ترتبه وتنظمه زين عشان اللي بيقراه يقدر يفهم وش تبغى بالضبط يعني خلي في بالك تقسم الخطاب لأجزاء منظمة ومفصلة كويس ولازم تكون فكرة الخطاب واضحة وضوح الشمس للشخص اللي راح ترسل له الخطاب.

كيفية تحرير خطابك

عليك تسوي لما تكتب خطاب رسمي أنك تبدأ بالسلام والتحية بعدين توضح ليه أنت كاتب الخطاب بهذي الطريقة الواضحة والمختصرة عشان اللي بيقرا يفهم وش تبغى منه بالضبط.

من هم المعنيون بخطابك؟

مهم حيل يكون الشخص اللي بيتكلم يكون عارف كويس مين الناس اللي يبي يخاطبهم بالضبط بهالخطاب علشان يعرف يختار الكلمات والجمل اللي تناسب عاداتهم وثقافتهم وكذا بيكون قده يجيب الطريقة الصحيحة اللي يقنعهم فيها بالفكرة اللي براسه عن طريق تفهم خلفياتهم وعقلياتهم عدل.

كيف تختار موضوع لخطابك

لازم تحدد عن أيش تبغى تتكلم لما تبغى تكتب خطاب فَفي البداية مهم تشد انتباه اللي بيسمعك أو يقرا لك سواء كان قارئ أو مستمع.

كمان خلي بالك لازم تجنب استخدام الكلمات اللي ممكن تخلي الموجه لهم الخطاب يملون أو يزهقون وهم يقرون أو يسمعون خطابك فحاول تختار الكلمات اللي تكون موجزة وفي نفس الوقت تأثيرها قوي.

ابحث عن فكرة ما لازم تكون شي شاغل البال ويبقى في أذهان اللي يسمعون أو يقرون خطابك لأطول فترة ممكنة وهذا الشي يساعد كثير في تحقيق الهدف الأساسي من خطابك ويخلي بصمتك واضحة ومميزة عند الناس اللي يهتمون بالقراءة والاستماع للخطابات.

التصميم الأمثل للخطاب

في الخطابات الرسمية الورق اللي يتستخدم يكون إما أصفر وناصع أو أبيض ناصع وما في فروق كبيرة في شكل الخطابات بين أنواعها المتعددة الاختلاف يكون بسيط ويلحظ في المحتوى اللي يشمله الخطاب.

لازم يكون الورق اللي تكتب عليه الخطاب فيه شعار الجهة اللي تبغى توجه لها الخطاب وإذا بتكتب الخطاب على الكمبيوتر الأفضل يكون على برنامج الوورد يكون الخط محدد وثابت في النوع والحجم يعني يكون حجم الخط 16 ونوع الخط ARIAL.

وإذا قررت تكتب الخطاب بيدك خلك على استخدام القلم الأزرق وابتعد عن استعمال القلم الأسود عشان يكون التفرقة بين الخطاب الأصلي وأي نسخة منه سهلة وواضحة.

ومن المهم جداً ما تضيف أي رسومات أو صور داخل الخطاب وتتجنب وضع أي إطارات واحرص على تنسيق الخطاب بشكل منمق عن طريق ترك مسافات مناسبة أثناء الكتابة عشان يطلع شكله لائق ومرتب.

إصدار معد مسبقاً لخطابك

يمديكم ترسلون خطاباتكم الرسمية بنماذج جاهزة وهذي النماذج تفيدكم بسرعة وترتيب الفكرة:

نموذج لمكتوب شركة معتمد

نزل إصدار معد من المراسلات

إذا جاكم طاري تبون ترسلون خطاب رسمي لأي وزارة أو جهة مهمة لازم يكون الخطاب متضبط ومستوفي شروط مهمة عشان يكون على المستوى اللي يليق بالجهة اللي بترسلون لها ولأن هذي الأمور ممكن تكون شوي معقدة كثير من الناس يفضلون يستخدمون نماذج خطابات رسمية جاهزة وجاهزة للتحميل:

نموذج لتقديم شكوى

نموذج لمكتوب جامعي

نموذج لمراسلة لمدير مدرسه

نموذج لمكتوب حكومي

نموذج لرسالة اعتذار

كيفية تأليف خطاب لوزير

إذا في بالك تبغى تكتب خطاب رسمي وتوجهه لأي وزير هنا في المملكة عندنا طريقة معينة نتبعها وهي كالتالي:

نموذج لخطاب بنكي

خطاب للمعنيين

ممكن كثير من الناس يحتاجون يرسلون خطابات لجهات حكومية معينة أو لأي شخص من المفروض يهتم بالموضوع في هالحالات ممكن يسددون بستخدام النموذج اللي جاي هنا:

تصميم جاهز للتوصية

في بعض الأحيان يكون عندك موظف بمكان شغلك يطلب منك تكتب له خطاب توصية لأحد الزملاء اللي اشتغلوا معاك قبل يعني يبغاك تشهد له بالخير وتقول إنه يستاهل يشتغل في منصب معين طيب عشان تكتب خطاب توصية صح فيه كذا عنصر لازم تتأكد تشملها:

• وضح طبيعة العلاقة اللي بينك وبين الشخص اللي بتكتب له الخطاب يعني قول كيف تعرفت عليه وكم لكم تعاملوا مع بعض.
• فصل بالغرض الأساسي من الخطاب يعني ليه تكتب الخطاب هذا ووش اللي خلاك تحس إنه يستاهل التوصية.
• لا تنسى تذكر نقاط القوة اللي عنده مرتبطة بشغله يمكن يكون عنده حسن التواصل مع الناس أو خبرة كبيرة في مجال محدد وهكذا.
• كمان زين تتطرق لصفات شخصيته اللي تخليه مميز وتزيد من فرصته يحصل الوظيفة مثل القدرة على القيادة الثبات والسرعة في اتخاذ القرارات.
• تكلم عن خبراته السابقة سواء كانت دراسية أو وظائف شغلها قبل وضح كيف هذي الخبرات بتساعده في المنصب الجديد.
• خليك واضح وصريح في تأكيدك إن هذا المرشح مناسب للمركز اللي يتقدم له يعني اشهد له بالصدق وأظهر ثقتك فيه.

إصدار معتمد للخطاب

صحيح إن الخطاب المرجعي لازم يكون مكتوب في كم فقرة على الأقل فقرتين ولكن انتبه لا تطول علينا لين توصل لصفحة كاملة هذا النوع من الخطب يشبه خطابات التوصية بس يعطي اهتمام أكبر للمهارات اللي كان يقدمها الشخص في وظايفه السابقة وشنو القدرات اللي كان عنده وممكن يسويها ولزوم تحط في بالك شوية نقط يجب الإجابة عليها تمثل أسئلة زي:

• وش الأشياء اللي لازم أعرفها عن الشركة والوظيفة اللي أبغى أشتغل فيها.
• هل يعتبر مهم إني أعرض خبرتي من خلال مشروع سبق وأن أنجزته فعلياً.
• مين الشخص اللي راح يستلم رسالتي هذي ووش هي المعلومات الضرورية اللي يجب إني أعرفها عنه.
• ليش الشركة طلبت مني أكتب عن رؤساء العمل اللي سبقوا وهل هذا الشي له علاقة بالدوام الجديد.
• وكمان يقدر الموظف يضيف أي أسئلة يحتاج يستفسر عنها.

صيغة نهاية العقد

كتابة خطاب يخبر الموظف بانتهاء عقده شغلة مو سهلة وتجيب الحيرة لكثير من المديرين بسبب إن الشركة تبغا تسرح العمال أو الأداء ما كان على المستوى المطلوب.

ولازم الخطاب الرسمي اللي يعلن عن نهاية العقد يكون مكتوب بعناية لأنه هو اللي يحمي المدير والشركة من أي مسائل قانونية قد تطرأ فيما بعد ويريح بال المدير بإنه يكون صريح وواضح مع العامل بشكل مباشر.

وفيه كم نقطة أساسية لازم تكون موجودة في الخطاب وهي على النحو التالي:

• تاريخ الخطاب وتاريخ الانتهاء وأهمية أن يكون هذا التاريخ ساري.
• أكيد لازم اسم الشخص اللي المفروض يوصله الخطاب واسم المدير أو الشخص اللي مسؤول عن إنهاء العقد.
• السبب الرئيسي لإنهاء خدمة الموظف وينبغي شرحه بوضوح تام حتى لو كان السبب عام مثل تسريح موظفين.
• لو فيه سبب مرتبط بالموظف شخصيًا يجب توضيح هذا السبب بكل التفاصيل الممكنة.
• ما يجب على الموظف إعادة ممتلكات الشركة اللي معه بعد ما يخلص عمر العقد.
• تحديد موعد لإعادة هذه الممتلكات يفترض أن يكون بعد ما يستلم الموظف آخر راتب له.
• وكمان فيه معلومات أخرى تتعلق بأمور مثل الصحية وغيرها.

وش تحط في خطابك الرسمي

لما تجي تكتب خطاب رسمي لازم تكون واضح وتبين وش الهدف من خطابك بكل دقة وتحرص على إنك تشمل الأمور التالية:

• تأكد إنك تختار كلمات تخلي اللي يقرا خطابك يفهم على طول وش تبغى منه ويوصل للهدف من الخطاب بدون لف ودوران وبعيد عن الكلام الزايد اللي ماله داعي.
• لو قصدك تقنع الجهة اللي مرسل لها الخطاب بشيء معين يعني مثلاً تبغاهم يستثمرون معك أو يشاركون في شراكة أو حتى تصلحون مشاكل معينة لازم تعرض لهم السالفة بطريقة تقنعهم تفصل فيها الأمور بشكل واضح ومقنع.
• على سبيل المثال لو تبغا تقنع القارئ يشارك معك في عمل خيري لازم توضح له وش الفايدة اللي راح تعود عليه لو ساعدك. يعني توريه إن مساعدته لك مو بس لصالحك انت بس بل حتى هو راح يستفيد من ها الشي بطريقة أو بأخرى.

عناصر مكتوب العمل

لمن يهمه الأمر خطاب العمل لازم يكون مرتب ومقسم صح عشان يشمل كل البيانات المطلوبة ويكون شامل وواضح.

بياناتك للتواصل

بيانات المستلم

• اسمه: وش اسم الرجال؟.
• عنوانه: وين ساكن هو؟.
• عنوان الشركة: وين تلاقي شركته؟.
• المدينة: في أي مدينة يقع هذا كله؟.
• الرمز البريدي: وش رمز بريديهم؟.

السلام عليكم

نجي نسولف شوي عن الطرق المختلفة اللي ممكن نستخدمها عشان نبدي كلامنا أو نكتب رسالة وكل طريقة لها وقعها وأسلوبها مثل:

• يا عزيزي المدير.
• تحية ورد وياسمين.
• تحية مليانة بالمحبة والتقدير.
• بداية الخطاب وكيف ممكن نطرح أفكارنا بشكل مرتب ومفهوم.
• وأكيد لازم الخطاب يكون كاتبينه بستايل يناسب النصايح اللي تساعد على كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح.

التوقيع

حط توقيعك يالغالي على آخر الخطاب تحت.

كيف تقدم خطاب بالطريقة الصحيحة

ديوم تبغى تقدم خطاب رسمي ولا سيما في المناسبات الكبيرة عليك التزام ببعض النصائح المهمة اللي راح أعطيك إياها في النقاط الجاية:

اختيار اللبس المناسب للمناسبة

من المهم جدا للشخص الذي يقدم كلام أو خطاب أمام الناس يختار لبسه بعناية يجب أن يكون اللبس مناسب ومريح جدا لأن اللبس هو الذي يلفت نظر الجمهور ويعطي انطباعا أوليا عنه لذلك من الجيد أن يكون مرتبا ويناسب الجمهور الذي يخاطبهم يعني يكون مناسبا للحدث ويظهر اهتمامه بالمناسبة التي يحضرها

كيف تقف لتقديم المعلومة

الكثير من الناس يخشون ويحسون بالقلق لما يجي عليهم دور إلقاء خطاب قدام الناس وترى كثير منهم ما يدرون كيف يتعاملون مع هذا الوضع وكيف يقدرون يهدون من نفسياتهم والشخص يكون زي ما هو عفوي وطبيعي.

والسبب إنه إذا بدا الشخص يتصنع أو يتكلف هذا بيزيد من توتره أكثر سواء كان هالتصنع باين في طريقته وهو واقف يتكلم أو حتى في الكلام نفسه عشان كذا من المهم جدًا إن الشخص يحاول يبقى على سجيته قد ما يقدر وفي نفس الوقت يتجنب يقع في أخطاء كثيرة.

وكمان لازم ما يشيل هم إذا صار له خطأ أو حتى اثنين أثناء الخطاب لأن غالبًا الجمهور ما يركز مع الأخطاء البسيطة ولا حتى يفتكرها بعد ما ينتهي الكلام.

يحاول الشخص يظهر بكل ثقة ويكون مليان ثقة في نفسه لأن هالشعور بالثقة بينعكس على الجمهور يعني إذا حس الشخص إنه ممتلئ بالثقة الجمهور بعد بيحس بالثقة تجاهه.

كن واثق لضمان تفاعل الجمهور

كل واحد فينا يبغى يوصل فكرته صح ويخلي الناس تفهم عليه بالطريقة اللي تخلي المعلومة تستوعبها عدل لأنه لو كل واحد بس رمى المعلومة كذا من دون لا يهتم كيف الطريقة اللي وصلها بها فإن هذا ممكن يضيع الهدف الأساسي من كلامه اللي هو أنه يبغى ينقل فكرة معينة لناس متجمعة.

وفي أوقات كثيرة يمكن يواجه المتحدثين مشكلة فبدل ما يكون التركيز على كيفية إطلاق المعلومة صح ينشغلون بس في إطلاقها بأي شكل وهذا يأثر سلبًا ويمكن يخلي الفكرة الأساسية ما توصل زي ما يبغون.

وعلشان كذا من الضروري جدًا إنه من ابتداء الأمر يحرص اللي بيتكلم أو بيكتب يكون خطابه مرتب ومنظم بشكل يساعد ويسهل على اللي يقراه أو يسمعه أنه يستوعب الفكرة اللي يرغب في إيصالها بوضوح تام.

تجنب قراءة الخطاب عن الورق مباشرة

لازم اللي يقدم الموضوع يحاول قد ما يقدر يبتعد عن القراءة طول الوقت من الورقة ولا يعتمد عليها بزيادة من المهم جدًا إنه يكون عارف كل صغيرة وكبيرة في الموضوع اللي بيتكلم فيه وفاهم كل التفاصيل اللي تخصها لأن هذا بيساعده يوصل المعلومات للناس اللي قدامه بشكل أفضل.

ومع هذا عادي إذا الشخص اللي بيقدم حاب يرجع للورقة من فترة لفترة عشان يتذكر بعض الأشياء المهمة أو لما يكون عنده نقاط معينة مكتوبة ناوي يقراها وهذا ما يمنع أنه يلجأ للورقة عند الحاجة إلى الاطلاع على بعض الملاحظات المحددة.

استرع انتباه المستمعين

لما الخطيب يقدم الكلام بحماس للي يسمعون يأثر فيهم بشكل كبير وخليهم ينجذبون لكلامه ويتشوقون يعرفون وش بيقول عشان كذا مهم لأي شخص يوقف قدام جمهور يحرص على إظهار حماسه ومشاركته معهم.

وهنا كم نقطة ممكن تعملوها لو تبغون تجذبون انتباه اللي يسمعون وتخلوهم متحمسين معاكم:

• كلموهم عن الأجزاء الرئيسية اللي بتتكلمون عنها في الخطاب وخبروهم كل ما تخلصون جزء وتبدون في الجزء اللي بعده.
• خلوا بداية الخطاب هادية وواضحة يعني تبينون كيف مستعدين ومسيطرين وهذا الشي بيخلي اللي يسمع يزداد حماسه ويهتم أكثر بكلامكم.
• استخدموا جمل ختامية ذكية وإبداعية وخلوها إما حماسية أو مضحكة عشان تحركون فكر الجمهور وتحمسوهم يطبقون الأفكار اللي تكلمتوا عنها.
• واتأكدوا تستخدمون صوت واضح ومرتفع وقت ما تلقون الخطاب هالشي يخلي الكل يسمعكم بوضوح وفي نفس الوقت وما يحسون بالملل.

استخدام عروض مرئية للتأكيد

استخدام الوسائل المرئية في توصيل الأفكار للناس بسرعة يخليهم يفهمون الزبدة ويتمعنون فيها أكثر وهم قاعدين يسمعونك فلو كنت تتكلم عن الجغرافيا وخرائط البلاد أو حاب تعرض شوية أرقام عن إحصائية معينة كل هذا بيساعدك.

شاور عن رأي الحضور

الكلام قدام الناس مو بالسهلة كذا يلزم المرء أن يكون له باع طويل وتجربة في فن الإلقاء ويتدرب لفترات مو قصيرة كمان لازم يحاول يشيل أي جدر بينه وبين اللقاء ويخفف من الضغط والقلق اللي يحس فيه.

والزين في السالفة لما تاخذ رأي اللي تخاطبهم عن خطابك هذا الشي يجيب نتيجة طيبة للمتكلم لأنه يقدر يعرف نقاط القوة والضعف عنده ويستفيد من آراء الناس في تحسين الأخطاء والنواقص اللي وقع فيها.

وبكذا كل مرة يخطب فيها ويسمع كلام الناس وياخذ بنصايحهم يصير أداؤه أحسن من قبل ويقدر يقدم خطاباته بالطريقة اللي على مستوى يرضي الجميع.