تصميم نموج خطاب رسمي قابل للطباعة
الخطابات الرسمية هي أكثر الطرق احترافية لتعامل الفرد مع المؤسسات أو تعامل المؤسسات والشركات مع بعضها البعض، وكتابتها بدون شك أمر ستحتاج إليه في يوم ما، سواء أكان ذلك في مكان عملك أو تعلمك، ولأن كل خطاب يختلف عن الآخر في أسلوبه وشكله، فنقدم لكم مجموعة مختلفة من الخطابات تبعًا للجهة المقدم لها.
طرق فعّالة لصياغة وكتابة خطاب رسمي
هناك عدة امور يجب الالتزام بها و مراعاتها عند كتابة الخطاب الرسمي، وهي :
- نوع الخطاب
تختلف انواع الخطابات الرسمية حتى و إن تشابهت في شكلها العام إلى أنه يجب اختلاف المضمون تبعا للجهة المقدم إليها فلا يكون الخطاب المقدم للانضمام إلى رحلة تنظمها الجامعة كالذي تقدمه لشكوى بشركة، ولا يكون الخطاب الذي يقدمه فرد يستفيد من خدمات مؤسسة كذلك الذي يقدمه الموظف في المؤسسة ضمن روتين العمل.
- شكل الخطاب الرسمي
بالرغم من عدم وجود اختلاف كبير في اشكال الخطابات الرسمية ويعتبر الاختلاف الأكبر في المضمون إلا أنه يجب الاهتمام بالشكل لكي يكون الخطاب احترافيًا ويتم اعتباره رسميًا ويتمثل الشكل احترافي للخطاب في أن يكون مكتوب ببرنامج Word مع استخدام نوع الخط Arial وحجم الخط 16 ويكون على ورق أبيض أو أصفر فاتح ومطبوع به شعار الجهة الرسمية للمرسل إليها الخطاب.
عندك كتابة الخطاب الرسمي يجب ألا يحتوي على أي صور، ويجب مراعاة ترك سطور بمسافات مناسبة بين الكلام، مثلا بعد اسم المؤسسة وشعارها وبعد الجمل الافتتاحية وقبل خاتمة الخطاب.
- صيغة الخطاب
عادة ما يبدأ الخطاب الرسمي بإلقاء السلام ثم إلقاء التحية ومن أكثر الجمل شيوعًا هي “تحية طيبة وبعد”، مع ذكر اسم الشخص المرسل إليه الخطاب، وبعد ذلك يتم البدء في كتابة محتوى الخطاب.
- محتوى الخطاب الرسمي
يجب أن يكون محتوى الخطاب مختصرا مع مراعاة الدقة والوضوح، كما يمكنك تقسيمه إلى عناصر إذا ما كنت تريد مناقشة عدة نقاط، لسهولة الوصول إلى الغرض الذي تريد طرحه.
- خاتمة الخطاب الرسمي
في ختام الخطاب عليك شكر الشخص أو الجهة المرسل إليها الخطاب في جملة بسيطة مثل “ولكم مني جزيل الشكر”، وإرفاق اسمك، ثم التوقيع، وإذا كان الخطاب مرسل إلى جهة حكومية فلا تنسَ وضع الأختام الرسمية حتى يتم اعتبار خطابك والأخذ به.
قيمة الخطاب الرسمي في الاتصالات الرسمية
- للخطاب الرسمي أهمية كبيرة في حياتنا اليومية، فالإنسان بفطرته كان التواصل جزء مهم من حياته، ويتيح الخطاب الرسمي التواصل بطريقة أفضل وأكثر رسمية.
- يمكن الاحتفاظ بها للتوثيق، فالخطابات الرسمية تعد كمستندات رسمية يمكن الاعتبار بها للإثبات.
- هو الطريقة المثلى للتواصل بين الجهات الحكومية أو المؤسسات وبعضها البعض.
- توفر الخطابات بشكل عام والخطاب الرسمي بشكل خاص الوقت في نقل الرسائل الضرورية بين الأفراد والمؤسسات.
- يمكن أن ينقل صورة عن المؤسسة من خلال أسلوب الكتابة.
أنواع وَ تصنيفات الخطابات الرسمية المختلفة
- الخطاب الإداري
هو خطاب رسمي المسئول عن إرساله هو مدير الإدارة لهيئة معينة ويتم إرساله للموظفين الموجودين بالهيئة للإعلان عن أمر معينة كقرارات جديدة مثلًا.
- الخطاب التجاري
الخطاب التجاري هو نوع أخر من الخطابات الرسمية يتم استخدامه في المؤسسات التجارية عند الإعلان عن منتج معين، ويبدأ بما يسمى بالترويسة في الجزء العلوي، وتشمل كل ما يتعلق بالجهة الرسمية، من الاسم، والمكان، وطبيعة النشاط التجاري، ورقم الهاتف، وكذلك السجل التجاري، وشعار الجهة أو المؤسسة، وبريدها الإلكتروني، وغيرها.
شروط وَ معايير أساسية لكتابة خطاب رسمي ناجح
تجتمع الكثير من الهيئات الحكومية وغيرها في بعض الشروط عند كتابة الخطاب الرسمي وتكون كالآتي:
- على الشخص كتابة تاريخ الخطاب بالشهر واليوم والسنة، ويعتبر التاريخ جزء بالغ الأهمية عند كتابة الخطاب الرسمي.
- عند التحدث مع الجهات الحكومية من الأفضل أن تتحدث بصيغة الجمع، وذلك لأنك تخاطب طاقم الشركة كاملًا بالمدير والرئيس والموظفين.
- أن يتضمن محتوى الخطاب الغرض الأساسي من الخطاب من خلال فقرة صغيرة لا تتجاوز بضعة أسطر فقط.
- اعتماد الصيغة الرسمية كصيغة مخاطبة في كل الخطاب عن طريق اختيار الكلمات المنسقة، والاهتمام بترتيب النقاط، والتنسيق العام للموضوع.
- إدراج الوسائل التي توفرها لتواصل الطرف الآخر معك، مثل إرفاق البريد الإلكتروني ورقم الهاتف أو غيرها من الوسائل.
- الاهتمام بوضع علامات الترقيم الصحيحة وفواصل الكلام، وتنسيق العام للخطاب.
- الاهتمام بمراجعة الخطاب لغويًا بعد الانتهاء من الكتابة، لضمان خلوه من الأخطاء الموضوعية والإملائية.
- كتابة الأرقام بالصيغة الكتابية بالحروف مثل “مائة جنيه”، كما يمكن كتابتها بالصيغتين معًا للخطابات التي تحتمل كتابة مصروفات أو تعداد.
أسلوب صياغة نموذج خطاب رسمي لهيئة رسمية
تحية طيبة وبعد…
السيد الأستاذ/ ـــــــــــــ؛ رئيس شركة/ ــــــــــــــــــ
أتوجه بكل التقدير إلى شخصكم الموقر، وأُود أن أنوه عن تطلعي إلى إتمام البعض من بروتوكولات التعاون المشترك بين شركتنا وشركتكم من أجل تحقيق التقدم والازدهار المنشود لكلا الشركتين، وأتطلع أيضًا إلى أن أسمع منكم الرد على هذا المقترح في القريب العاجل، ولسيادتكم جزيل الشكر.
المرسل/
في يوم/
أرقام الهواتف/
البريد الإلكتروني/
توقيع المرسل/
تنويعات الخطاب الرسمي: تعريف وأمثلة
بعد ذكرنا أن الخطابات الرسمية ضرورية في حياتنا اليومية، وأنها تستخدم في العديد من المواقف والهيئات، نذكر لكم بعض أنواع الخطابات الرسمية المختلفة التي يمكن استخدامها في جميع المؤسسات، مع مراعاة اختلاف مضمونها.
- خطابات الاستضافة
- خطاب الاستقالة
- خطاب التفويض
- خطاب شكوى
- خطاب الاستلام
- خطاب مبيعات
- خطاب فصل
- خطاب العمل
إعداد نموذج خطاب رسمي موجه للجامعات
اسم المرسل/ ـــــــــــــــ ولي أمر الطالب بفرقة/ ــــــــــــــــــــــــــ
إلى السيد الأستاذ والمربي الفاضل رئيس جامعة/ ـــــــــــــــــــــــ
بعد التحية الطيبة والمباركة…
أناشد في شخصكم الكريم روح الأب والمُربي، وأطلب من سيادتكم إعطاء الفرصة لنجلي المذكور اسمه أعلاه باستكمال الأعوام الدراسية في الجامعة خلال السنوات الدراسية القادمة، وأود إحاطة سيادتكم علمًا بأن انقطاعه عن الجامعة كان ناتجًا عن أسباب مرضية.
وتفضلوا سيادتكم بقبول خالص التقدير، مرفق جميع المستندات التي تؤكد تعرّض نجلي إلى حالة صحية صعبة حالت دون قدرته على الذهاب إلى الجامعة.
المرسل/ـــــــــــ في يوم/………
التوقيع/ ـــــــــــــــــــــــ
تاريخ: (يوم / شهر / سنة)
كيفية كتابة نموذج خطاب رسمي لشركة
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
إلى السيد مدير إدارة شركة / ……….
بعد التحية…
أتشرف بأن أحيط سيادتكم علمًا بأنه قد صدر قرار ترقيتي إلى رتبة وظيفية أعلى، ولكن قد شاب هذا القرار نوعًا من العبء النفسي والمادي لدي ولدى أسرتي؛ نظرًا إلى أنه في ضوء هذه الترقية قد تم نقلي إلى فرع الشركة في (محافظة/ مدينة ….)، ولذلك؛ أرجو من سيادتكم قبول طلبي بتنفيذ قرار الترقية في مكان أقرب إلى مكان إقامتي وإقامة أسرتي.
مع احترامي وتقديري.
مٌقدمه لسيادتكم/ …………….؛ الموظف في قسم/ ………..
بتاريخ يوم/ …………
التوقيع/ ……………..
إرشادات لصياغة نموذج خطاب رسمي لمؤسسة حكومية
السلام عليكم ورحمة الله
تحريرًا في يوم/ ………….
بعد التحية الطيبة
إلى السيد رئيس مصلحة/ ……….
أود أن أتقدم بجزيل الشكر والعرفان لدوركم الرائد في إدارة المصلحة بنجاح، وأحيطكم علمًا بأنه هناك عدد من النقاط الهامة التي قد وردت إلينا بخصوص مصلحة (……..)، وهي تشمل: ……………، ونرجو من سيادتكم الاهتمام بها وأخذها في الاعتبار؛ من أجل مواصلة حرصكم على تحقيق الصالح العام دائمًا وأبدًا.
وتفضلوا بقبول خالص التقدير والامتنان
مُقدمه لسيادتكم/ ……….
الموظف في/………….
أرقام التواصل/…….
التوقيع/…………..
توجيه نموذج خطاب رسمي إلى مدير المدرسة: نموذج عملي
المرسل/ ــــــــــــــ ولي أمر التلميذ/ ــــــــــــ بالصف/ ــــــــــــــــــ
إلى السيد الأستاذ الفاضل مدير مدرسة/ ـــــــــــــــــــــ الابتدائية
تحية طيبة وبعد…
أُود التعبير عن تقديري مجهوداتكم الجبارة والمشكورة في إطار التنمية والتطوير الذي قد لاحظناه في المدرسة خلال الفترة المنقضية، وأنتهز تلك الفرصة لكي أحيط سيادتكم علمًا بأنني أتطلع إلى تعزيز دور الأنشطة المدرسية والرياضية بشكل أكبر في محيط المدرسة؛ حتى تكون المدرسة بيئة متكاملة للتنمية الذهنية والبدنية والمهارية إلى جانب العلم والمعرفة لأبنائنا.
لكم منّا كل الاحترام والتحية.
تاريخ اليوم/ ………..
مُقدمة لكم/ …….. المهندس في شركة/ ……….
رقم الجوال/ ……… البريد الإلكتروني/ ……..
التوقيع/ ………….
ترتيبات كتابة نموذج خطاب شكوى رسمي مؤثر
تاريخ اليوم/ ـــــــــــــــــ
المرسل/ ـــــــــــــــ
تحية عطرة وبعد…
السيد رئيس الإدارة التعليمية في محافظة/ ـــــــــــــ
نظرًا لما قد لاحظته في سيادتكم من حرص دائم على الصالح العام للإدارة ولجميع العاملين بها أيضًا دون استثناء؛ فإنني أود أن أرفع إليكم شكوتي بخصوص نقلي من مكان عملي الذي قد التحقت به منذ أكثر من عشر سنوات إلى مكان آخر سوف يُسبب لي الكثير من المتاعب المادية والنفسية في حالة الذهاب الإياب يوميًا إلى مكان العمل الجديد.
ولذلك؛ فإنني ألتمس من سيادتكم النظر في هذا القرار لسحبه أو تعديله، مرفق مع الخطاب جميع المستندات والوثائق اللازمة.
ولسيادتكم جزيل الشكر والتقدير.
المرسل/ـــــــــــ في يوم/
التوقيع/ ـــــــــــــــــــــــ
إستراتيجيات مهمة لكتابة خطاب رسمي متقن
هناك مجموعة من النصائح الهامة التي يجب عليك الالتزام بها في حالة كتابة الخطاب الرسمي، وذلك ما سنتعرف عليه من خلال عرضنا اليوم إلى نموذج خطاب رسمي جاهز للطباعة كما يلي:
- الاهتمام بالمحافظة على ابقاء الخطاب مختصرًا قدر الإمكان مع مراعاة الدقة والوضوح في التعبير عن طريق انتقاء الألفاظ المعبرة.
- ترتيب الأفكار قبل البدء في كتابة الخطاب من أهم الأمور التي يجب الاهتمام بها وتحديد نقاط رئيسية للمناقشة.
- يفضل كتابة الخطاب على ورق أبيض سادة، ويجب وضع شعار الجهة الحكومية المرسل إليها الخطاب.
- عدم اللجوء إلى التعبير عن المشاعر الشخصية في أي أجزاء من الخطاب، بل يجب الحفاظ على الصيغة الرسمية المقنعة الخالية من المشاعر واتباع المنطق بقدر الإمكان.
- يجب في كتابة الخطاب الرسمي أن يكتب على برنامج Word، للتمكن من إدراج شعار الهيئة المرسل إليها، وضمان الحصول على التنسيق المناسب.
- عند كتابة خطاب رسمي كرد على خطاب تم استقباله من قبل وخاصة إذا كان ذلك الخطاب يناقش مجموعة من النقاط، يجب الرد بنفس تسلسل الأفكار وتغطية كل النقاط.
- الوصول إلى الهدف من الخطاب دون الإطناب في الحديث، والاستعانة بالكلمات البسيطة المعبرة.
- يفضل الابتعاد عن الاستعارات المكنية والألفاظ الأدبية بشكل عام، وذلك من أجل كتابة خطاب واضح اللهجة للجهة المرسل إليها.
- يجب سرد المعلومات في الخطاب بطريقة منظمة وصادقة، فهو أقصر الطرق للوصول إلى الحقيقة وحل المشكلات في العديد من الأمور.
- يجب تضمين كافة عناصر الموضوع في الخطاب لضمان وصول الفكرة.
- لابد من تضمين تاريخ اليوم المرسل فيه الخطاب باليوم والشهر والسنة، في داخل الخطاب وبالخارج أيضًا.
- بدء الخطاب بالتحية والثناء على المرسل إليه، ثم قم بتوجيه الحديث إليه والتحدث عن الأمر الذي ترسل الخطاب بشأنه.
- إنهاء الخطاب بالشكر، ثم ارفق معلوماتك الشخصية من الاسم ووسائل التوصل والتاريخ والتوقيع.
